テレワークにおける勤怠管理の運用ポイント

新型コロナウイルスの影響により多くの企業がテレワークを実施している中、勤怠管理はさらに重要性を増しています。特に、出勤をしないテレワークでは、クラウド型の勤怠管理システムは必須とも言えます。勤怠管理システムにはタイムレコーダー型、オンプレミス型、クラウド型といった種類があり、それぞれの利点があるため、自社のニーズにあわせて選びましょう。今回は、勤怠管理システムの種類や勤怠管理システムができること、選ぶ際のポイントを紹介していきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や残業の時間、欠勤などの就業状況を管理するサービスです。タイムカードをウェブ上で管理できるだけでなく、シフト作成や給与ソフトとの連携など、多種多様な機能を備えています。就業状況の管理はもちろん、サービスによっては申請や承認などの手続きまで簡略化できるため、業務の効率化を図ることができます。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムにはいくつかの種類があります。ここでは代表的なシステムを3種類ご紹介します。

• タイムレコーダー型
  出退勤の時刻を記録するシンプルなものから、自動集計やクラウドサービスに対応しているものまであります。小型の機器を用いて打刻するのが一般的です。打刻方法は、紙カードタイプやICカードタイプ、指紋認証、社員IDとパスワード入力などさまざまです。なかには、タイムレコーダーのソフトウェアをインストールして、iPadやPCで打刻できるものもあります。タイムレコーダー型は、どちらかというと少人数で利用したい場合に向いているでしょう。
• オンプレミス型
  自社で保有するサーバーにソフトウェアをインストールして管理するシステムです。セキュリティが強固なのが特徴で、高度な情報セキュリティポリシーを策定している企業に適しています。また、従業員数が多く勤怠管理が複雑な場合も、自由にカスタマイズできるオンプレミス型が強みを発揮します。打刻方法は、ICカードやPC、スマートフォン、バーコード、カメレオンコード、指紋認証、静脈認証、Bluetooth、チャット、通話など、豊富な選択肢が用意されています。
• クラウド型
  インターネット上で提供されるサービスを月額や年額で契約し利用するシステムです。インターネットがつながる環境であれば、場所や機器を問わずに就業状況を記録することができます。機能が豊富なことに加え、低コストかつ即座に導入できるため、近年は一般的な勤怠管理システムとして高い利用率を誇っています。”

勤怠管理システムができること

勤怠管理の徹底は、法令違反の防止や従業員の健康管理につながります。また、その他にも以下の役割を果たします。

• 業務効率化
  システム上で就業状態を管理できるため、タイムカードやエクセルによる集計作業が不要になります。また、給与システムと連携させることによって、大幅な業務効率化を図ることが可能です。
• 労働環境の課題顕在化
  従業員の就業状態が可視化されることによって、労働環境の課題を発見しやすくなります。課題が顕在化することで、労働環境を改善するための対策が立てられるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

• 自社の就業規則・勤務形態に合っているか
  「営業職や販売職で直行直帰が多い」「交代制勤務の設定が必要」といったように、勤怠管理が複雑な場合は、柔軟に対応できるシステムを選ばなければなりません。
• 従業員が使いやすい打刻方法・システムか
  打刻方法・システムともに、従業員が使いこなせる必要があります。「直観的に操作できる」「打刻し忘れない」「間違えにくい」といった要素を重視しましょう。
• 適切なコストか
  初期費用や月額・年額利用料金、サポート料金、アップデートに伴う費用を事前に確認し、想定外の費用が発生するのを避けましょう。
• サポート体制の質が高く、信頼できるか
  勤務体系の設定や導入前・運用後のサポートと合わせて、サポート料金が無料か有料か、出張か電話か、また対応できる曜日・時間なども確認する必要があります。
• 法令遵守に対応しているか
  時間外労働時間が一定水準を超えると本人や上司に知らせがくるアラート機能や、年次有給休暇の付与・取得が確実に記録される機能が備わっていると、知らず知らずの法令違反を防げます。

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